1. Gần đây tôi thường nghe nhiều người nói đến thuật ngữ "Authorized IRS e-file provider." Xin cho biết những chữ này có nghĩa là gì"
"Authorized IRS e-file Providers" có thể là một dịch vụ hoặc người khai thuế chuyên nghiệp có đăng ký dịch vụ chuyển giao hồ sơ thuế qua mạng thông tin của IRS. Người hoặc dịch vụ này là đầu nguồn chuyển giao thông tin thuế của người thọ thuế gởi cho Sở Thuế Vụ qua mạng Internet (ERO - Electronic Return Originator).
2. Chương trình khai thuế điện tử của IRS hoạt động như thế nào"
Quý vị có thể tự khai thuế lấy rồi nhờ một ERO chuyển hồ sơ thuế của mình cho IRS; hoặc nhờ một người khai thuế chuyên nghiệp chuẩn bị hồ sơ thuế cho quý vị và chuyển hồ sơ đi qua hệ thống khai thuế e-file của IRS. Trong nhiều trường hợp, người khai thuế chuyên nghiệp cũng là người giúp chuyển hồ sơ thuế điện tử của quý vị vì họ được IRS cho phép chuyển hồ sơ của khách hàng nộp cho Sở Thuế Vụ và nhận thông tin từ IRS liên quan đến bộ hồ sơ thuế đã chuyển. Khi nhờ một người hoặc một dịch vụ khai thuế giúp mình, quý vị có thể yêu cầu họ chuyển hồ sơ trực tiếp qua hệ thống IRS e-file.
Để nộp hồ sơ thuê qua hệ thống e-file, với một hồ sơ thuế hoàn toàn không dùng đến giấy, quý vị phải sử dụng một mã số tự chọn (self-selected PIN) thay chữ ký; hoặc quý vị phải ký tên trên mẫu đơn giấy 8453 (Form 8453 - Individual Income Tax Transmittal for an IRS e-file Return). Với chữ ký trên mẫu đơn 8453 này quý vị đồng ý để người hoặc dịch vụ khai thuế chuyển hồ sơ thuế của quý vị đến IRS.
Sau khi quý vị ký tên trên hồ sơ thuế bằng một mã số tự chọn chỉ riêng quý vị biết, hay khi quý vị đã ký tên trên mẫu đơn giấy 8453, ERO của quý vị sẽ chuyển hồ sơ thuế điện tử của quý vị đến Sở Thuế Vụ hay một bộ phận trung gian (a third-party transmitter) thuộc hệ thống khai thuế efile. Bộ phận này sau đó sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ nhận được vào hệ thống máy điện tử của IRS. Một khi IRS nhận được hồ sơ khai thuế của quý vị, các thông tin khai trên hồ sơ sẽ được kiểm tra tự động bằng các máy vi tính để lọc các lỗi sai và các thông tin còn thiếu.
Trường hợp hồ sơ không thể kiểm tra được, như số an sinh xã hội không khớp với tên, ngày tháng năm sinh của người thọ thuế), máy sẽ báo cho ERO của quý vị biết để hiệu đính hoặc xem xét lại. Sau khi đã điều chỉnh lại các sai sót, người hoặc dịch vụ chuyển hồ sơ thuế sẽ gởi bộ hồ sơ đã sửa đổi cho IRS. Trong vòng 48 giờ sau khi bộ hồ sơ đúng của quý vị được gởi đi, Sở Thuê Vụ sẽ gởi một thông báo ngắn đến người/di.ch vụ chuyển hồ sơ cho biết hồ sơ đã được chấp thuận để kiểm tra các chi tiết. Thông báo này là chứng cứ đã nộp hồ sơ khai thuế của quý vị; đây cũng là giấy bảo đảm việc IRS đã nhận được thông tin trên hồ sơ thuế của quý vị. Nếu quý vị khai và nộp một bộ hồ sơ thuế điện tử, nhưng chọn ký tên trên mẫu 8453, ERO của quý vị sau đó sẽ gởi mẫu đơn giấy 8453 có chữ ký của quý vị đến Sở Thuế Vụ qua đường bưu điện.
Trường hợp có tiền thuế đã đóng dư, sau khi lập xong thủ tục khai thuế, quý vị có thể nhận lại tiền thuế refund trong vòng 3 tuần lễ tính từ ngày nhận được thư hồi báo điện tử của IRS (IRS acknowledgement). Nếu quý vị chọn cách nhận tiền qua ký thác vào tài khoản ngân hàng, thời gian này sẽ ngắn hơn, thường chỉ bằng nửa thời gian cần thiết so với khi quý vị nộp hồ sơ thuế giấy.
3. Sau khi đã gởi hồ sơ khai thuế đi, làm sao người thọ thuế biết được IRS đã nhận được hồ sơ khai thuế của mình"
Trong vòng 48 giờ sau khi hồ sơ thuế của quý vị được chuyển đi qua mạng điện tử, Sở Thuế Vụ sẽ thông báo cho chuyên viên hay dịch vị giúp chuyển hồ sơ thuế của quý vị biết. Trường hợp IRS phát hiện có những sai sót, cơ quan này cũng sẽ thông báo cho người/di.ch vụ chuyển hồ sơ để điều chỉnh và gởi lại cho IRS. Duy nhất chỉ có dịch vụ IRS e-file mới có tiện ích này.
4. Nếu người thọ thuế khai và nộp hồ sơ thuế điện tử, làm sao họ có thể ký tên trên hồ sơ được"
Phương cách thuận lợi nhất người thọ thuế khi khai và nộp một bộ hồ sơ thuế điện tử là sử dụng một mã số tự chọn tiêu biểu cho chữ ký cá nhân của mình (an electronic signature Personal Identification Number - PIN) - và như vậy hồ sơ khai thuế của quý vị hoàn toàn không dùng một mẩu giấy nào! Muốn hiểu rõ hơn về việc ký tên trên hồ sơ thuế điện tử, quý vị có thể tham khảo thêm mục "signing on your return electronically" trên mạng thông tin điện tử của IRS, hoặc hỏi các chuyên viên khai thuế giúp cho quý vị, họ sẽ giúp quý vị hiểu rõ hơn vấn đề này.
Trường hợp quý vị không muốn chọn một mã số riêng làm chữ ký trên hồ sơ khai thuế của mình (self-selected PIN), và quý vị cũng không muốn để người khai thuế giúp ký tên bằng mã số điện tử của họ (Practioner PIN), quý vị phải ký tên trên mẫu đơn 8453 đã được điền đầy đủ (Form 8453 - U.S. Individual Income Tax Transmittal for an IRS e-file Return).
5. Xin nói rõ hơn về mức độ chính xác của hệ thống khai thuế điện tử e-file của IRS"
Hệ thống khai thuế qua mạng điện tử e-file của IRS được đánh giá là gần như không có sai sót (virtually error-proof) với tỉ lệ lỗi sai thấp hơn 1%. Khai thuế với e-file giúp người thọ thuế giảm cơ hội nhận được thư của IRS thông báo những chỗ sai sót trên hồ sơ thuế đã nộp cần phải điều chỉnh lại.
6. Tôi muốn gởi hồ sơ khai thuế qua IRS e-file, nhưng tôi phải đóng thêm thuế. Tôi có cần phải nộp tiền thuế nợ ngay khi gởi hồ sơ thuế hay không"
Chuyên viên giúp khai và nộp hồ sơ thuế cho quý vị có thể gởi đơn khai thuế của quý vị qua mạng điện tử bất cứ lúc nào trong mùa khai thuế; tuy nhiên, tiền thuế của quý vị phải được gởi trả trước ngày đáo hạn 15 tháng 4. Việc đóng thuế là trách nhiệm của người thọ thuế, không phải của người giúp khai và chuyển hồ sơ thuế cho quý vị. Quý vị có thể nộp đơn thuế bất cứ khi nào hồ sơ khai thuế của quý vị hoàn tất. Quý vị sẽ nhận được thông báo nhận hồ sơ của IRS trong vòng 48 giờ.
Có nhiều biện pháp đóng thuế qua mạng điện tử rất an toàn, bảo mật và thuận tiện. Quý vị có thể cho phép rút tiền từ các tài khoản ngân hàng của quý vị. Dịch vụ này được thực hiện ngay trên mạng thông tin. Quý vị cũng có thể đóng các khoản tiền thuế còn thiếu bằng thẻ tín dụng cá nhân của mình. Quý vị có thể đóng bất cứ lúc nào, 24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần. Để tránh bị phạt và trả lãi trên số tiền thuế nợ, bất kể quý vị chọn phương pháp nào để trả thuế, các khoản tiền thuế phải được gởi đến IRS trước ngày 15 tháng 4.
Đóng thuế qua mạng điện tử là một phương pháp bên cạnh hình thức trả thuế bằng chi phiếu (personal checks) hay bằng lệnh trả tiền (money orders). Phương pháp này giúp người thọ thuế tiết kiệm được nhiều thời gian và IRS sẽ nhận ra điều này khi họ nhận được hồ sơ thuế của quý vị. Trường hợp quý vị muốn đóng thuế bằng chi phiếu hoặc lệnh trả tiền, quý vị phải kèm thêm mẫu 1040-V (Form 1040-V - Payment Voucher).
7. Tôi có thể nộp hồ sơ thuế cho chính phủ tiểu bang qua mạng e-file chung với hồ sơ thuế nộp cho chính phủ Liên bang hay không"
Được. Hệ thống Federal/State e-file là một chương trình khai thuế mở rộng của IRS e-file. Hệ thống mạng này áp dụng với 37 tiểu bang của Hoa Kỳ và quận Columbia (District of Columbia). Tuy nhiên, không phải tất cả các "authorized IRS e-file Providers" đều có thể cung cấp liên dịch vụ này. Người khai thuế hay dịch vụ khai thuế chuyên nghiệp của quý vị sẽ báo cho quý vị biết ngay họ có tham gia vào chương trình liên dịch vụ chuyển hồ sơ Liên bang và tiểu bang hay không.
8. Nếu chọn IRS e-file tôi có phải đóng lệ phí sử dụng dịch vụ này không"
Sở Thuế Vụ không thu phí sử dụng dịch vụ khai thuế qua mạng điện tử. Một số dịch vụ và người khai thuế chuyên nghiệp (authorized IRS e-file Providers - ERO) thu phí dịch vụ khi họ làm hồ sơ hay chuyển hồ sơ cho khách hàng, nhưng cũng có nơi khách hàng không phải trả loại chi phí này. Tuy nhiên, chi phí dịch vụ chuyển hồ sơ qua mạng điện tử của e-file của IRS không thể được tính căn cứ trên bất cứ con số nào trên hồ sơ thuế của quý vị (chẳng hạn, tiền refund, lợi tức phải đóng thuế, tiền thuế phải đóng v.v.). Phí dịch vụ khai thuế điện tử thay đổi tùy nơi, tùy người giúp chuẩn bị và chuyển hồ sơ theo yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
Với hệ thống mạng IRS e-file, quý vị có thể tự chuẩn bị hồ sơ thuế cho mình và chỉ phải trả tiền cho người làm dịch vụ chuyên nghiệp chuyển hồ sơ đến IRS cho quý vị; hoặc quý vị có thể trả tiền cho cả hai dịch vụ lập hồ sơ khai thuế và chuyển hồ sơ đến IRS. Bất kỳ quý vị chọn loại dịch vụ nào, hãy điểm qua một số các nơi khác nhau xem họ có thể thỏa đáng những yêu cầu của quý vị với một giá phải chăng.
Thúy Chi - IRS/SPEC - www.irs.gov
Lý Thuyết Văn Học Thực Hành Phê Bình